Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation

nach Art. 3a Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG)

 

  1. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation
  2. Einfache formfreie elektronische Kommunikation
  3. Verschlüsselte elektronische Kommunikation
  4. Formgebundene verschlüsselte elektronische Kommunikation
  5. Erläuterung zur De-Mail
  6. Dateiformate
  7. E-Mails mit Viren beziehungsweise Umgang mit SPAM-Mails
  8. Web-Formulare
  9. Information zur elektronischen Einlegung von Rechtsbehelfen
  1. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation

Die Stadt Eggenfelden bietet die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Bayer. Verwaltungsverfahrensgesetzes (BayVwVfG). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Die Stadt Eggenfelden eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen. Diese gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Eggenfelden und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie zum Beispiel anderen Behörden.

Informationen, die Sie unverschlüsselt per Elektronische Post (E-Mail) an uns senden, können möglicherweise auf dem Übertragungsweg von Dritten gelesen werden. Wir können in der Regel auch Ihre Identität nicht überprüfen und wissen nicht, wer sich hinter einer E-Mail-Adresse verbirgt. Eine rechtssichere Kommunikation durch einfache E-Mail ist daher nicht gewährleistet.

Grundsätzlich wird zwischen einfachen formlosen und formgebundenen Schreiben (z.B. Widersprüchen) unterschieden.

Schreiben, für die das Gesetz die Schriftform anordnet, wie z.B. bei Widersprüchen oder formgebundene Anträge, können durch ein signiertes elektronisches Dokument mit der Versandart nach § 5 Abs. 5 des De-Mail-Gesetzes, gesendet werden

Wird per E-Mail an die Stadt Eggenfelden herangetreten, geht die Stadt Eggenfelden davon aus, dass die Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit gesetzliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen.

  1. Einfache formfreie elektronische Kommunikation

Für eine formfreie elektronische Kommunikation per E-Mail (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift nicht zwingend vorgeschrieben) haben wir folgende zentrale E-Mail-Adresse eingerichtet:

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Unverschlüsselte E-Mails können Sie auch direkt an die Ihnen bekannte Sachbearbeiterin oder Sachbearbeiter oder an die zuständige Dienststelle richten.

Sollten Sie unverschlüsselte E-Mails an uns versenden, beachten Sie, dass diese bei der Übertragung im Internet nicht gegen Kenntnisnahme oder Manipulation durch unbefugte Dritte geschützt sind.

Auch die Nutzung von Online-Formularen ist bei einfachen formlosen Vorgängen möglich. Wir empfehlen die Verwendung dieser Online-Formulare, da die eingetragenen Daten im Gegensatz zur einfachen E-Mail verschlüsselt an die Verwaltung übertragen werden.

  1. Verschlüsselte elektronische Kommunikation

Mitteilungen, die nicht die Schriftform erfordern, aber vielleicht schützenswerte Informationen beinhalten, können über eine einfache De-Mail ohne Absenderbestätigung und Anmeldung mit einfachem Authentifizierungsniveau an die De-Mail der Stadt Eggenfelden

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versandt werden.

  1. Formgebundene verschlüsselte elektronische Kommunikation durch De-Mail mit Absenderbestätigung

Für eine formgebundene verschlüsselte elektronische Kommunikation (die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift ist zwingend vorgeschrieben, wie z. B. bei Rechtsbehelfen) müssen Sie Ihr Dokument mit einer so genannten qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 2 Signaturgesetz (SigG) versehen. Für qualifiziert signierte Dokumente und die formgebundene Kommunikation steht Ihnen ausschließlich folgende De-Mail mit Absenderbestätigung (§ 5 Abs. 5 De-Mail Gesetz) zur Verfügung:

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Eine De-Mail mit Absenderbestätigung im Sinne des § 5 Abs. 5 des De-Mail-Gesetzes ersetzt nach § 3a des BayVwVfG, nach § 36a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch, sowie nach § 78a der Abgabenordnung ebenfalls die Schriftform. Sie können daher auch über De-Mail mit Absenderbestätigung rechtsverbindlich mit der Stadt Eggenfelden elektronisch kommunizieren. Eine De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von elektronischen Nachrichten und Dateianhängen.

Für eine absenderbestätigte De-Mail müssen Sie sich an Ihrem De-Mail-Konto mit hohem Authentifizierungsniveau anmelden. Um die Anmeldung mit hohem Authentifizierungsniveau der Empfängerin oder des Empfängers der Nachricht kenntlich zu machen, bestätigt Ihr De-Mail-Dienstleister dies. Hierzu versieht er im Auftrag der Senderin oder des Senders die Nachricht mit einer dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur. Wenn Sie Ihrer De-Mail Dateien anhängen, bezieht sich die qualifizierte elektronische Signatur auch auf diese. Bitte beachten Sie, dass Sie für die absenderbestätigte De-Mail keine pseudonyme De-Mail-Adresse verwenden können.

  1. Erläuterung zur De-Mail

Wie funktioniert De-Mail?

Mit der De-Mail können Sie elektronische Nachrichten so einfach versenden, wie Sie es von der E-Mail gewöhnt sind.

Sie richten sich bei zugelassenen Anbieterinnen und Anbietern für die De-Mail ein Konto ein. Zugelassene Anbieterinnen und Anbieter finden Sie auf der Internetseite des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/DigitaleGesellschaft/EGovernment/DeMail/Akkreditierte_DMDA/Akkreditierte_DMDA_node.html

Wenn Sie eine De-Mail-Adresse einrichten möchten, müssen Sie sich einmalig persönlich identifizieren. Dies können Sie mit dem elektronischen Identitätsnachweis im neuen Personalausweis oder im elektronischen Aufenthaltstitel erledigen. Auf Nachfrage können Sie sich auch von den Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter der Unternehmen persönlich identifizieren lassen.

Warum De-Mail?

De-Mail ist ein elektronisches Kommunikationsmittel, welches auf der E-Mail-Technik basiert. Mit De-Mail können Nachrichten und Dokumente vertraulich, sicher und nachweisbar über das Internet versendet und empfangen werden. Zusätzlich gibt es Sende- und Empfangsbestätigungen, so dass Sie zum Beispiel auch Einschreiben elektronisch versenden können. Mit der De-Mail soll ein elektronisches Gegenstück zur heutigen Briefpost etabliert werden.

Allgemeine Informationen zur De-Mail

Zugelassene Anbieterinnen und Anbieter vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/DigitaleGesellschaft/EGovernment/DeMail/Akkreditierte_DMDA/Akkreditierte_DMDA_node.html

De-Mail: Sicherer elektronischer Nachrichtenverkehr – einfach und nachweisbar

https://www.bsi-fuer-buerger.de/BSIFB/DE/DigitaleGesellschaft/KommunikationUeberInternet/De-Mail/de-mail_node.html

Broschüre De-Mail

https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/DigitaleGesellschaft/EGovernment/DeMail/Publikationen/Publikationen_node.html

De-Mail-Gesetz: http://www.gesetze-im-internet.de/de-mail-g/index.html

  1. Dateiformate

Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Stadtverwaltung Eggenfelden nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

Folgende Dateiformate können derzeit verarbeitet werden:

 

Textformate

.txt .rtf .doc .docx

Kalkulationsdateien

.xls .xlsx

Grafikformate

.bmp .gif .jpeg .jpg .tif

Präsentationen

.ppt .pptx

Sonstige

.pdf

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadt Eggenfelden zulässig.

Alle genannten Dateiformate können auch in mit zip-komprimierter Form (*.zip) eingereicht werden. Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt oder als selbstextrahierende *.exe-Dateien umgewandelt wurden, werden von uns nicht entgegengenommen. Das gleiche gilt für Dateien, die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (zum Beispiel Makros) enthalten.

Die Liste der Dateiformate wird regelmäßig aktualisiert. Wenn Sie abweichende Dateiformate verwenden wollen (z.B. beim Austausch von Geo-Informationen), bitten wir Sie, dies mit der jeweiligen Empfängerin bzw. Empfänger abzustimmen, sonst kann Ihr Dateianhang nicht gelesen und auch nicht bearbeitet werden.

Bitte haben Sie Verständnis, dass wir aus technischen Gründen Mails mit einer Gesamtgröße von mehr als 20 MB (Megabyte) nicht entgegen nehmen können.

  1. E-Mails mit Viren beziehungsweise Umgang mit SPAM-Mails

Wenn Sie der Stadt Eggenfelden eine E-Mail mit ausführbaren Dateien (z.B. *.exe, *.bat) übersenden, werden diese Anhänge ungelesen gelöscht. Ebenso wird eine E-Mail, die unsere Systeme als gefährdend für unsere Informationssicherheit erkannt haben, ungelesen gelöscht. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden gefiltert. In allen genannten Fällen erhalten Sie keine weitere Information.

  1. Web-Formulare

Die Stadt Eggenfelden bietet elektronische Formulare im Internet an, bei denen die Vertraulichkeit gesichert ist. Bei der Bearbeitung eines Formulars bieten wir eine HTTPS verschlüsselte Verbindung an. Wir empfehlen Ihnen, Ihren Internetbrowser zur Nutzung dieser Möglichkeit mit entsprechenden Updates aktuell zu halten.

  1. Information zur elektronischen Einlegung von Rechtsbehelfen

Widersprüche gegen Bescheide der Stadt Eggenfelden, die eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen, können unter bestimmten Voraussetzungen auch elektronisch eingelegt werden.

Eine Übermittlung per einfacher E-Mail ist dabei unzulässig und entfaltet keine Rechtswirkung. Bei der Stadt Eggenfelden ist eine Übermittlung eines elektronischen Widerspruchs nur mit qualifizierter elektronischer Signatur zulässig. Die Übermittlung von qualifiziert signierten Dokumenten ist ausschließlich über De-Mail möglich.

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